Valutazione dei costi

Dal momento che il nostro CRM-Cloud non si limita alla gestione dei dati di contatto con il cliente ma può integrarsi con i sistemi informativi e gestionali aziendali, ogni installazione del CRM ci mette di fronte ad uno scenario differente.

Nella tabella che segue, abbiamo dettagliato i costi standard per l'attivazione del modulo in modalità Cloud sui nostri server.

Eventuali personalizzazioni vengono normalmente contabilizzate a giornata, previa presentazione ed accettazione di una offerta tecnico-economica dedicata.

Connessione con software di contabilità interno
Per minimizzare l'impatto sulla produzione, sono stati realizzati dei moduli di interfaccia con i principali sistemi di contabilità, per consentire l'importazione in automatico verso i nostri cloud server delle informazioni dei clienti già presenti in Azienda, onde evitare duplicazioni e potenziali errori.

Impianti
Il primo modulo del nostro sistema consente di archiviare nel cloud tutte le informazioni relative agli impianti dei clienti, sia per quanto riguarda i riferimenti (dov'è l'impianto, chi è la persona responsabile della manutenzione, degli aspetti amministrativi, etc.) che per quanto riguarda la struttura dell'impianto. Nella struttura degli impianti sono archiviati i singoli componenti utilizzati, con le eventuali note di configurazione, chiavi di accesso etc. Viene memorizzata sia la configurazione attuale che quella, eventuale, storica dell'impianto, consentendo di verificare quali siano stati, nel tempo, i componenti utilizzati

Gestione Chiamate
Il nome del sistema TTS (Trouble Ticketing System) è stato scelto per richiamare la funziona principale di rapporto con i Clienti. Attraverso le interfacce web è possibile, sia per l'Azienda che per il Cliente, registrare una chiamata di assistenza con tutti i dettagli necessari alla corretta gestione dell'intervento. In alcune configurazioni è possibile anche attivare la chiamata con una email del cliente.

Pianificazione e Gestione Interventi
Attraverso il modulo di pianificazione è possibile definire le modalità ed i tempi di esecuzione del singolo intervento, oltre a calendarizzare l'appuntamento con il Cliente è possibile individuare la squadra a cui assegnare l'intervento ed inviare le opportune modifiche via email, sia al Cliente che ai tecnici coinvolti. I tecnici riceveranno le notifiche e gli appuntamenti fissati anche attraverso il calendario interno al TTS.

Successivamente alla pianificazione dell'intervento, questo viene preso in carico dal tecnico che, sia direttamente dal sito di lavorazione che in Azienda, potrà aggiornare l'intervento inserendo le attività fatte, le tempistiche e il dettaglio analitico sui materiali utilizzati (installati, sostituiti e/o ritirati).

Rendicontazione
I dettagli raccolti nel corso dell'intervento consentono di produrre immediatamente la rendicontazione analitica ed il rapporto di intervento da sottoporre al Cliente per la firma e l'approvazione.

La funzione di Rendicontazione mette anche a disposizione una serie di strumenti per l'analisi dei dati relativi agli interventi (es. statistiche dei materiali utilizzati, andamento dei tempi di lavorazione, analisi dei costi, etc.)

Contratti di Assistenza
Il sistema gestisce anche tutti gli aspetti relativi ai contratti di assistenza, consente di generare i documenti cartacei necessari da sottoporre al Cliente e poi si prende carico della generazione in automatico della pianificazione degli interventi di manutenzione ordinaria. Se su un impianto è attivo un contratto di assistenza, è possibile gestire gli interventi di manutenzione straordinaria degli impianti con le modalità previste nel contratto stesso (es. costi ridotti per manodopera e scontistica sui materiali)

Rapporti con il Cliente
All'interno del sistema è possibile archiviare tutta la storia dei contatti avuti con il cliente: dalle telefonate, alle email effettuate e/o ricevute oltre che tutti i documenti necessari alla gestione del rapporto (contratti, manualistica, corrispondenza cartacea, etc.). In questo modo chiunque si troverà ad gestire una comunicazione con il cliente avrà a disposizione tutte le informazioni necessarie per gestire correttamente la singola chiamata.

Sicurezza avanzata
Il CRM solitamente contiene informazioni della massima importanza relative alla gestione del rapporto con il cliente, per questo è fondamentale garantire una sicurezza elevata per quanto riguarda l'accesso ai dati ed alle funzionalità.
Il sistema messo a punto da DSA prevede la possibilità di garantire l'accesso solo ai pc degli utenti che siano stati preventivamente identificati e censiti in modo univoco, per evitare accessi indiscriminati (es. dai pc del cliente visitato dall'agente) nel caso in cui non sia stata chiusa correttamente la sessione.
Ogni utente può accedere solo alle informazioni dei clienti collegati al suo profilo, es. un agente ai clienti della propria zona, un responsabile d'area ai clienti di tutti gli agenti che gestisce, etc.
Ad ogni utente sono assegnate solo le funzionalità previste per il profilo a cui appartiene, per esempio agli agenti normalmente non viene dato accesso ai dati relativi ai fornitori.
Tutte le funzionalità descritte sono configurabili in modo estremamente granulare, per cui è possibile gestire scenari che vanno dal "tutti-fanno-tutto" fino a scenari con numerosi profili di accesso a dati e funzionalità.

Contatti con il cliente (visite, telefonate, email)
Il cuore del sistema è il modulo che consente di tenere una traccia di tutti i contatti avuti con il cliente, da qualunque utente ed in qualunque forma. Ogni volta che una delle funzioni aziendali ha una interlocuzione con il cliente può contribuire ad arricchire la storia del cliente, condividendo poi con gli altri utenti abilitati queste informazioni. L'agente potrà tenere traccia di tutte le visite, la Direzione potrà archiviare contatti e/o accordi particolari per specifiche offerte, l'Amministrazione potrà comunicare gli aspetti relativi a pagamenti, scontistiche, ritardi, etc.

Offerte
Il modulo Offerte consente di pubblicare all'interno del CRM le offerte (preventivi) presentati ai singoli clienti. Il modulo può essere configurato per interfacciarsi automaticamente ai sistemi informativi aziendali, in modo da tenere costantemente aggiurnato il suo archivio interno ogni volta che viene presentata una offerta. Nel caso in cui il sistema informativo aziendale lo preveda, è possibile condividere con gli utenti del CRM un pdf con il dettaglio analitico dell'offerta.

Gestione delle opportunità di vendita
Collegandosi al modulo delle offerte, questa funzionalità consente di gestire la probabilità di successo, l'esito ed un eventuale riscontro del cliente o dell'agente all'offerta presentata.

Impegni
Il modulo Impegni consente di pubblicare all'interno del CRM gli impegni accettati dai clienti. Si tratta di condividere con gli agenti e gli altri utenti ciò che effettivamente il cliente finale ha acquistato a fronte delle varie offerte presentate, per consentire una valutazione sia sulla "qualità" del cliente che sull'efficacia dell'attività di vendita.

Scheda Cliente
Nella scheda cliente vengono presentate in maniera sintetica ed anche graficamente valida, tutte le informazioni raccolte all'interno del CRM per il singolo cliente. La funzionalità è concepita per esempio per quei casi in cui l'agente, prima di andare a fare visita al cliente, voglia avere accesso, da un unico punto, a tutte le informazioni sul cliente, capire ce c'è qualche offerta in sospeso, ricordare i dettagli di una richiesta fatta dal cliente in una precedente visita, etc.

Fatturati
Interfacciandosi con la contabilità aziendale, è possibile introdurre nel sistema, in modo strutturato, le informazioni sui fatturati dei clienti, sia in forma analitica che aggregata per intervallo temporale (mese ed anno).

Andamento vendite prodotti
Sulla base dei dati contenuti negli Impegni, è possibile analizzare l'andamento delle vendite dei prodotti, sia dei singoli prodotti che per categoria, correlando l'analisi con i dati di agente, cliente, provincia.

Fornitori
Se il sistema di contabilità in uso all'azienda lo consente, il CRM può accogliere i dati relativi agli acquisti fatti dai fornitori, eventualmente integrando anche documenti in formato pdf che contengano il dettagli dei singoli ordini a fornitore.

Monitoraggio attività utenti
Le funzioni aziendali direttive hanno a disposizione uno strumento per monitorare l'attività degli utenti all'interno del CRM. Il sistema, infatti, oltre a prelevare in automatico alcuni dati dai sistemi informativi aziendali, è basato in maniera fondamentale sui contributi dei singoli utenti...se questi contributi mancano, il CRM rischia di essere una scatola vuota, una bellissima scatola vuota.
Monitorando l'attività degli utenti, la Direzione potrà evidenziare velocemente eventuali criticità ed adoperarsi per cercare di comprendere e risolvere i problemi prima che diventino inefficienze.